INVOERING
Een internationaal bedrijf dat zich bezighoudt met transportbeheer vertrouwde op een extern logistiek platform voor het beheer van zijn dagelijkse activiteiten. Hoewel het systeem de essentiële functies dekte, sloot het niet aan bij de manier waarop de logistieke specialisten van de klant daadwerkelijk te werk gingen.
Het bedrijf hield zich voornamelijk bezig met lucht- en zeevracht, naast een beperkt aantal voertuigtransporten. De bedrijfsvoering omvatte talrijke onderling samenhangende aspecten: ordergegevens, vrachtinformatie, transportroutes, fasen in de levenscyclus, updates voor klanten en daarmee samenhangende operationele beslissingen.
Naarmate het team groeide, werden de beperkingen van het platform van een derde partij steeds duidelijker. Standaardworkflows leidden tot onnodige omwegen, belangrijke informatie was moeilijker op één plek te beheren en het bestaande systeem kon niet nauw genoeg worden afgestemd op de interne processen van de klant.
De klant besloot het te vervangen door een op maat gemaakt platform dat is gebaseerd op zijn eigen operationele logica.
*Deze casestudy is geanonimiseerd op grond van een geheimhoudingsovereenkomst. De bedrijfsnaam, het logo en de huisstijl die in de schermafbeeldingen te zien zijn, zijn louter illustratief en geven geen uitsluitsel over de identiteit van de klant. De projectomvang, de tijdlijn en de resultaten zijn wel correct weergegeven.
DE UITDAGING
*Representatieve weergave van het Logistics Operations Dashboard. De oorspronkelijke interface valt onder een geheimhoudingsovereenkomst.
De grootste uitdaging was niet simpelweg het bouwen van weer een nieuw logistiek dashboard. Het ging erom complexe, praktijkgerichte processen te vertalen naar een systeem dat gestructureerd genoeg was om fouten te voorkomen, maar tegelijkertijd intuïtief bleef voor logistieke specialisten die snel moesten kunnen handelen.
Een van de gebieden met de hoogste prioriteit was de verzending en het aanmaken van bestellingen. Dit betrof een complex, spreadsheetachtig proces met veel onderling gerelateerde velden, afhankelijkheden en operationele details. De interface moest complexe gegevens overzichtelijk maken zonder de onderliggende bedrijfslogica te veel te vereenvoudigen.
Het platform moest specialisten bovendien een duidelijkere manier bieden om:
- verzendopdrachten aanmaken en beheren;
- de voortgang van de verzending en eventuele afwijkingen bijhouden;
- zorg ervoor dat belangrijke trackinginformatie zichtbaar blijft;
- met klanten communiceren zonder de operationele context uit het oog te verliezen;
- meldingen ontvangen en beheren;
- samenwerken met geselecteerde externe bezorgdiensten.
Het doel was om een generieke tool van een derde partij te vervangen door een platform dat de daadwerkelijke workflow van de klant ondersteunde, in plaats van het team te dwingen zich aan te passen aan de beperkingen van de software.
Onze rol en aanpak
De klant beschikte al over een interne productowner en ontwerper die de algemene productrichting en gebruikerservaring bepaalden. LenGreo trad toe als technische uitvoeringspartner en werkte nauw samen met beide functies om de vereisten om te zetten in een stabiel, productieklaar platform.
Onze taken omvatten sprintplanning, technische afstemming, front-end- en back-end-ontwikkeling, kwaliteitscontrole en de voorbereiding van de release. Het uitvoeringsteam bestond uit een technisch leider, een front-end-ontwikkelaar, een back-end-ontwikkelaar, een projectmanager en een kwaliteitscontroleur.
We werkten in gerichte sprints, waarbij we de functionaliteit en prioriteiten voorafgaand aan de implementatie afstemden met de producteigenaar en de ontwerper. Dankzij deze aanpak konden we complexe details in de workflow in een vroeg stadium oplossen, het product afstemmen op de werkelijke behoeften van de gebruikers en ervoor zorgen dat elke opgeleverde functie voldeed aan de afgesproken vereisten.
Gedurende het hele project werd kwaliteitsborging (QA) in het leveringsproces geïntegreerd om de functionaliteit te valideren, randgevallen te identificeren en een stabiele release te waarborgen.
Wat we hebben gebouwd
*Representatieve weergave van het proces voor het aanmaken van een zending. De oorspronkelijke interface valt onder een geheimhoudingsovereenkomst.
Een centraal operationeel dashboard
We hebben een dashboard ontwikkeld dat logistieke specialisten een duidelijk operationeel overzicht biedt van de verzendactiviteiten, de huidige statussen, vertraagde of uitzonderlijke gevallen en recente updates.
In plaats van losse gegevens te moeten doorzoeken, kon het team snel inzien wat aandacht vereiste en direct naar de betreffende zending of bestelling navigeren.
Een gestructureerd proces voor verzending en orderaanmaak
Een groot deel van het werk was gericht op het ontwikkelen van een praktischer manier om complexe zendingen aan te maken en te beheren.
Het proces was ontworpen om onderling gekoppelde informatie over zendingen, vracht, routes en containers in een gestructureerd formaat te verwerken. Het bood gebruikers de flexibiliteit die nodig was voor gedetailleerde logistieke activiteiten, terwijl het de drempel van een omslachtig gegevensinvoerproces verlaagde.
Beheer van de levenscyclus van zendingen en communicatie met klanten
We hebben een speciale werkruimte voor zendingen opgezet waar specialisten een zending kunnen volgen vanaf de bevestiging tot en met de aflevering, trackinggegevens kunnen bekijken, statussen kunnen bijwerken en in de juiste context met klanten kunnen communiceren.
Door inzicht in de levenscyclus en de communicatie met klanten te combineren, hoefde er minder vaak tussen verschillende tools te worden geschakeld of moest de geschiedenis van een zending minder vaak handmatig worden gereconstrueerd.
Meldingen en externe integraties
Het platform ondersteunde bovendien operationele meldingen en integraties met bepaalde externe bezorgdiensten, waardoor het team de verzendgegevens actueel kon houden en belangrijke updates efficiënt kon doorgeven.
Beheer van de levenscyclus van zendingen en geïntegreerde communicatie
We hebben een speciale werkruimte voor verzendingen opgezet waar logistieke specialisten elke bestelling kunnen volgen vanaf de bevestiging tot en met de levering, statusupdates kunnen bekijken en belangrijke operationele details op één plek kunnen beheren.
Het platform beschikte bovendien over een ingebouwde chatfunctie, waardoor de logistieke en verkoopteams rechtstreeks met klanten konden communiceren binnen de context van de betreffende bestelling of zending. Hierdoor bleven gesprekken, updates en operationele beslissingen gekoppeld aan de zending, in plaats van verspreid over verschillende tools.
Het resultaat
*Representatieve weergave van het beheer van de levenscyclus van zendingen. De oorspronkelijke interface valt onder een geheimhoudingsovereenkomst.
Binnen vier maanden werd het platform beschikbaar gesteld aan echte gebruikers en via een gefaseerd onboardingproces geïntroduceerd. Na verloop van tijd verving het volledig het systeem van een derde partij waarop de klant voorheen vertrouwde.
Het resultaat was een op maat gemaakte werkomgeving die aansloot bij de eigen processen van het bedrijf, in plaats van bij de beperkingen van standaard logistieke software.
Het nieuwe platform bood het team:
- één plek om zendingen aan te maken, te beheren en te volgen;
- een duidelijker overzicht van de verzendstatus, de voortgang en eventuele afwijkingen;
- een meer gestructureerde aanpak bij het aanmaken van complexe bestellingen;
- klantcommunicatie die rechtstreeks verband houdt met de betreffende zending;
- een schaalbare technische basis voor toekomstige operationele werkprocessen en integraties.
Voor LenGreo gaat dit project verder dan alleen logistieke expertise. Het laat zien hoe wij complexe maatwerksoftware aanpakken: door nauw samen te werken met de belanghebbenden van het product, inzicht te krijgen in de daadwerkelijke operationele logica achter de interface en systemen te leveren die praktisch zijn voor de mensen die er dagelijks mee werken.