EINFÜHRUNG
Ein internationales Versandmanagementunternehmen nutzte eine Logistikplattform eines Drittanbieters zur Abwicklung seines Tagesgeschäfts. Das System deckte zwar die wesentlichen Funktionen ab, entsprach jedoch nicht der tatsächlichen Arbeitsweise der Logistikexperten des Kunden.
Das Unternehmen wickelte in erster Linie Luft- und Seetransporte ab, daneben auch ausgewählte Fahrzeugtransporte. Der Geschäftsbetrieb umfasste viele miteinander verknüpfte Details: Auftragsdaten, Frachtinformationen, Transportrouten, Lebenszyklusphasen, Kundeninformationen und damit verbundene operative Entscheidungen.
Mit dem Wachstum des Teams traten die Grenzen der Drittanbieter-Plattform immer deutlicher zutage. Generische Arbeitsabläufe führten zu unnötigen Umgehungslösungen, wichtige Informationen ließen sich nur schwer an einem Ort zusammenfassen, und das bestehende System konnte nicht eng genug an die internen Prozesse des Kunden angepasst werden.
Der Kunde entschied sich, diese durch eine maßgeschneiderte Plattform zu ersetzen, die auf seiner eigenen Betriebslogik basiert.
*Diese Fallstudie wurde im Rahmen einer Vertraulichkeitsvereinbarung anonymisiert. Der in den Screenshots dargestellte Firmenname, das Logo und das Branding dienen lediglich der Veranschaulichung und lassen keine Rückschlüsse auf den Kunden zu. Der Projektumfang, der Zeitplan und die Ergebnisse sind weiterhin korrekt.
DIE HERAUSFORDERUNG
*Beispielhafte Darstellung des „Logistics Operations Dashboard“. Die ursprüngliche Benutzeroberfläche unterliegt einer Geheimhaltungsvereinbarung.
Die größte Herausforderung bestand nicht einfach darin, ein weiteres Logistik-Dashboard zu entwickeln. Vielmehr galt es, komplexe, praxisnahe Abläufe in ein System zu übertragen, das strukturiert genug war, um Fehler zu vermeiden, und gleichzeitig für Logistikexperten, die schnell handeln mussten, intuitiv zu bedienen war.
Einer der Bereiche mit höchster Priorität war die Versand- und Auftragsabwicklung. Dabei handelte es sich um einen komplexen, tabellenartigen Arbeitsablauf mit vielen miteinander verbundenen Feldern, Abhängigkeiten und betrieblichen Details. Die Benutzeroberfläche musste komplexe Daten überschaubar machen, ohne die zugrunde liegende Geschäftslogik zu stark zu vereinfachen.
Die Plattform sollte Fachleuten zudem eine übersichtlichere Möglichkeit bieten, um:
- Versandaufträge erstellen und verwalten;
- den Versandfortschritt und etwaige Ausnahmen überwachen;
- wichtige Informationen zur Nachverfolgung sichtbar halten;
- mit Kunden kommunizieren, ohne den betrieblichen Kontext aus den Augen zu verlieren;
- Benachrichtigungen empfangen und verwalten;
- mit ausgewählten externen Lieferdienst-Integrationen zusammenarbeiten.
Das Ziel bestand darin, ein generisches Tool eines Drittanbieters durch eine Plattform zu ersetzen, die den tatsächlichen Arbeitsablauf des Kunden unterstützt, anstatt das Team zu zwingen, sich an die Einschränkungen der Software anzupassen.
Unsere Rolle und unser Ansatz
Der Kunde verfügte bereits über einen internen Product Owner und einen Designer, die die allgemeine Produktrichtung und die Benutzererfahrung festlegten. LenGreo stieg als technischer Umsetzungspartner ein und arbeitete eng mit beiden zusammen, um die Anforderungen in eine stabile, produktionsreife Plattform umzusetzen.
Zu unseren Aufgaben gehörten die Sprintplanung, die Klärung technischer Fragen, die Frontend- und Backend-Entwicklung, die Qualitätssicherung sowie die Vorbereitung der Veröffentlichung. Das Entwicklungsteam bestand aus einem technischen Leiter, einem Frontend-Entwickler, einem Backend-Entwickler, einem Projektmanager und einem Qualitätssicherungsspezialisten.
Wir arbeiteten in gezielten Sprints und stimmten vor der Umsetzung die Funktionalität und die Prioritäten mit dem Product Owner und dem Designer ab. Dieser Ansatz half uns, komplexe Details der Arbeitsabläufe frühzeitig zu klären, das Produkt an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer auszurichten und sicherzustellen, dass jede bereitgestellte Funktion den vereinbarten Anforderungen entsprach.
Während des gesamten Projekts wurde die Qualitätssicherung in den Bereitstellungsprozess integriert, um die Funktionalität zu überprüfen, Randfälle zu identifizieren und eine stabile Veröffentlichung zu gewährleisten.
Was wir geschaffen haben
*Beispielhafte Darstellung des Ablaufs der Sendungserstellung. Die ursprüngliche Benutzeroberfläche unterliegt einer Geheimhaltungsvereinbarung.
Ein zentrales Betriebs-Dashboard
Wir haben ein Dashboard entwickelt, das Logistikexperten einen klaren Überblick über die Sendungsaktivitäten, den aktuellen Status, Verzögerungen oder Sonderfälle sowie die neuesten Entwicklungen verschafft.
Anstatt unzusammenhängende Datensätze zu durchsuchen, konnte das Team schnell erkennen, was Aufmerksamkeit erforderte, und direkt zur entsprechenden Sendung oder Bestellung navigieren.
Ein strukturierter Ablauf für den Versand und die Auftragserstellung
Ein wesentlicher Teil der Arbeit konzentrierte sich auf die Entwicklung einer praxisorientierteren Methode zur Erstellung und Verwaltung komplexer Sendungen.
Der Arbeitsablauf wurde so konzipiert, dass miteinander verknüpfte Informationen zu Sendungen, Fracht, Routen und Containern in einem strukturierten Format verarbeitet werden können. Er bot den Anwendern die für detaillierte Logistikabläufe erforderliche Flexibilität und reduzierte gleichzeitig den Aufwand, der mit einem aufwendigen Dateneingabeprozess verbunden ist.
Verwaltung des Versandlebenszyklus und Kundenkommunikation
Wir haben einen speziellen Arbeitsbereich für Sendungen eingerichtet, in dem Spezialisten eine Sendung von der Bestätigung bis zur Zustellung verfolgen, Sendungsverfolgungsereignisse einsehen, den Status aktualisieren und im jeweiligen Kontext mit den Kunden kommunizieren können.
Durch die Zusammenführung von Transparenz über den gesamten Lebenszyklus und der Kundenkommunikation musste weniger häufig zwischen verschiedenen Tools gewechselt oder der Verlauf einer Sendung manuell rekonstruiert werden.
Benachrichtigungen und externe Integrationen
Die Plattform unterstützte zudem betriebliche Benachrichtigungen und ausgewählte Integrationen mit externen Lieferdiensten, wodurch das Team die Versandinformationen stets auf dem neuesten Stand halten und wichtige Aktualisierungen effizient kommunizieren konnte.
Verwaltung des Versandlebenszyklus und integrierte Kommunikation
Wir haben einen speziellen Arbeitsbereich für den Versand eingerichtet, in dem Logistikexperten jede Bestellung von der Bestätigung bis zur Auslieferung verfolgen, Statusaktualisierungen einsehen und wichtige operative Details an einem Ort verwalten können.
Die Plattform verfügte zudem über eine integrierte Chat-Funktion, die es den Logistik- und Vertriebsteams ermöglichte, direkt im jeweiligen Auftrags- oder Sendungskontext mit den Kunden zu kommunizieren. So blieben Gespräche, Aktualisierungen und operative Entscheidungen mit der Sendung verknüpft, anstatt über verschiedene Tools verstreut zu sein.
Das Ergebnis
*Beispielhafte Darstellung des Versandlebenszyklus-Managements. Die ursprüngliche Benutzeroberfläche unterliegt einer Geheimhaltungsvereinbarung.
Innerhalb von vier Monaten wurde die Plattform für echte Nutzer freigeschaltet und im Rahmen eines schrittweisen Onboarding-Prozesses eingeführt. Im Laufe der Zeit ersetzte sie das System eines Drittanbieters, auf das der Kunde zuvor zurückgegriffen hatte, vollständig.
Das Ergebnis war eine maßgeschneiderte Arbeitsumgebung, die die unternehmensspezifischen Prozesse widerspiegelte, anstatt sich den Einschränkungen einer generischen Logistiksoftware anzupassen.
Die neue Plattform bot dem Team:
- eine zentrale Plattform zum Erstellen, Verwalten und Verfolgen von Sendungen;
- einen besseren Überblick über den Versandstatus, den Fortschritt und etwaige Ausnahmen;
- ein strukturierterer Ansatz bei der Erstellung komplexer Aufträge;
- Kundenkommunikation, die direkt mit der jeweiligen Sendung verknüpft ist;
- eine skalierbare technische Grundlage für zukünftige betriebliche Arbeitsabläufe und Integrationen.
Für LenGreo ist dieses Projekt mehr als nur ein Beweis für logistische Kompetenz. Es zeigt, wie wir an komplexe, maßgeschneiderte Software herangehen: durch enge Zusammenarbeit mit den Produktverantwortlichen, durch das Verständnis der tatsächlichen Betriebslogik hinter der Benutzeroberfläche und durch die Bereitstellung von Systemen, die für die Menschen, die sie täglich nutzen, praktisch sind.