INTRODUCCIÓN
Una empresa internacional de gestión de envíos recurría a una plataforma logística de terceros para gestionar sus operaciones diarias. Aunque el sistema cubría las funciones esenciales, no se ajustaba a la forma en que trabajaban realmente los especialistas en logística del cliente.
La empresa se dedicaba principalmente a la gestión de envíos aéreos y marítimos, además de determinados envíos de vehículos. Sus operaciones implicaban numerosos detalles interrelacionados: datos de los pedidos, información sobre la carga, rutas de envío, fases del ciclo de vida, actualizaciones para los clientes y decisiones operativas relacionadas.
A medida que el equipo crecía, las limitaciones de la plataforma de terceros se hacían cada vez más evidentes. Los flujos de trabajo genéricos generaban soluciones provisionales innecesarias, resultaba más difícil controlar la información importante en un único lugar y el sistema existente no se podía adaptar lo suficiente a los procesos internos del cliente.
El cliente decidió sustituirla por una plataforma a medida basada en su propia lógica operativa.
*Este caso práctico se ha anonimizado en virtud de un acuerdo de confidencialidad. El nombre de la empresa, el logotipo y la imagen de marca que aparecen en las capturas de pantalla son meramente representativos y no identifican al cliente. El alcance del proyecto, el calendario y los resultados siguen siendo exactos.
EL RETO
*Reconstrucción representativa del panel de control de operaciones logísticas. La interfaz original está protegida por un acuerdo de confidencialidad.
El principal reto no consistía simplemente en crear otro panel de control logístico, sino en plasmar operaciones complejas del mundo real en un sistema lo suficientemente estructurado como para evitar errores, sin dejar de ser intuitivo para los especialistas en logística que necesitaban actuar con rapidez.
Una de las áreas prioritarias era la gestión de envíos y la creación de pedidos. Se trataba de un flujo complejo, similar al de una hoja de cálculo, con numerosos campos relacionados, dependencias y detalles operativos. La interfaz debía permitir gestionar datos complejos sin simplificar en exceso la lógica empresarial subyacente.
La plataforma también debía ofrecer a los especialistas una forma más clara de:
- crear y gestionar pedidos de envío;
- supervisar el estado de los envíos y las incidencias;
- mantener visible la información clave sobre el seguimiento;
- comunicarse con los clientes sin perder el contexto operativo;
- recibir y gestionar notificaciones;
- funciona con determinadas integraciones de servicios de reparto externos.
El objetivo era sustituir una herramienta genérica de terceros por una plataforma que se adaptara al flujo de trabajo real del cliente, en lugar de obligar al equipo a adaptarse a las limitaciones del software.
Nuestra función y nuestro enfoque
El cliente ya contaba con un responsable de producto y un diseñador internos que definían la orientación general del producto y la experiencia de usuario. LenGreo se incorporó como socio técnico encargado de la ejecución, trabajando en estrecha colaboración con ambos para convertir los requisitos en una plataforma estable y lista para su puesta en producción.
Nuestras funciones incluían la planificación de sprints, la resolución de dudas técnicas, el desarrollo front-end y back-end, el control de calidad y la preparación del lanzamiento. El equipo de ejecución estaba formado por un responsable técnico, un desarrollador front-end, un desarrollador back-end, un gestor de proyectos y un especialista en control de calidad.
Trabajamos en sprints específicos, coordinando las funcionalidades y las prioridades con el responsable del producto y el diseñador antes de la implementación. Este enfoque nos ayudó a resolver desde el principio los detalles más complejos del flujo de trabajo, a mantener el producto en consonancia con las necesidades reales de los usuarios y a garantizar que cada funcionalidad entregada se ajustara a los requisitos acordados.
A lo largo de todo el proyecto, el control de calidad se integró en el proceso de entrega para validar la funcionalidad, identificar casos extremos y garantizar un lanzamiento estable.
Lo que hemos creado
*Reconstrucción representativa del flujo de creación de envíos. La interfaz original está protegida por un acuerdo de confidencialidad.
Un panel de control de operaciones centralizado
Hemos creado un panel de control que ofrece a los especialistas en logística una visión general clara de la actividad de los envíos, su estado actual, los casos de retraso o excepcionales y las últimas novedades.
En lugar de tener que buscar entre registros inconexos, el equipo podía identificar rápidamente qué aspectos requerían atención y acceder directamente al envío o al pedido correspondiente.
Un proceso estructurado de creación de envíos y pedidos
Una parte importante del trabajo se centró en desarrollar una forma más práctica de crear y gestionar envíos complejos.
El flujo se diseñó para gestionar de forma estructurada la información interrelacionada sobre envíos, carga, rutas y contenedores. Ofrecía a los usuarios la flexibilidad necesaria para llevar a cabo operaciones logísticas detalladas, al tiempo que reducía las dificultades que supone trabajar con un proceso de introducción de datos complejo.
Gestión del ciclo de vida de los envíos y comunicación con los clientes
Hemos creado un espacio de trabajo específico para los envíos, en el que los especialistas pueden realizar el seguimiento de un envío desde su confirmación hasta su entrega, consultar los eventos de seguimiento, actualizar los estados y comunicarse con los clientes en el contexto adecuado.
La combinación de la visibilidad del ciclo de vida y la comunicación con el cliente redujo la necesidad de cambiar de herramienta o de reconstruir manualmente el historial de un envío.
Notificaciones e integraciones externas
La plataforma también permitía enviar notificaciones operativas e integrar determinados servicios de reparto externos, lo que ayudaba al equipo a mantener actualizada la información sobre los envíos y a comunicar las novedades importantes de forma eficaz.
Gestión del ciclo de vida de los envíos y comunicación integrada
Hemos creado un espacio de trabajo específico para los envíos, en el que los especialistas en logística pueden realizar un seguimiento de cada pedido desde su confirmación hasta su entrega, consultar las actualizaciones de estado y gestionar los detalles operativos clave, todo ello en un mismo lugar.
La plataforma también incluía una función de chat integrada, lo que permitía a los equipos de logística y ventas comunicarse con los clientes directamente en el contexto del pedido o envío correspondiente. De este modo, las conversaciones, las actualizaciones y las decisiones operativas se mantenían vinculadas al envío, en lugar de quedar dispersas en diferentes herramientas.
El resultado
*Reconstrucción representativa de la gestión del ciclo de vida de los envíos. La interfaz original está protegida por un acuerdo de confidencialidad.
En un plazo de cuatro meses, la plataforma se puso a disposición de los usuarios reales y se implantó mediante un proceso de incorporación por fases. Con el tiempo, sustituyó por completo al sistema de terceros del que el cliente había dependido anteriormente.
El resultado fue un espacio de trabajo operativo a medida que se adaptaba a los procesos propios de la empresa, en lugar de verse limitado por las restricciones del software genérico de logística.
La nueva plataforma proporcionó al equipo:
- un único lugar para crear, gestionar y realizar el seguimiento de los envíos;
- una visión más clara del estado de los envíos, su evolución y las excepciones;
- un enfoque más estructurado para la creación de pedidos complejos;
- comunicación con el cliente relacionada directamente con el envío en cuestión;
- una base técnica escalable para los futuros flujos de trabajo operativos e integraciones.
Para LenGreo, este proyecto va más allá de la experiencia en logística. Demuestra cómo abordamos el desarrollo de software a medida complejo: colaborando estrechamente con las partes interesadas del producto, comprendiendo la lógica operativa real que hay detrás de la interfaz y creando sistemas que resulten prácticos para las personas que los utilizan a diario.